Le suivi budgétaire compare, poste par poste, le budget voté à ce qui est engagé et réalisé, pour savoir ce qu’il reste à dépenser et où l’exercice va atterrir. C’est l’outil du contrôle de gestion au quotidien : il ne juge pas la rentabilité, il vérifie que chaque service, chaque projet, chaque enveloppe tient sa ligne.
Cette page fournit un modèle Excel gratuit, les définitions qui évitent les confusions (engagé, réalisé, consommé, atterrissage), un exemple lu ligne à ligne et la méthode de reprévision.
Ce que contient le modèle
- Onglet Suivi : une ligne par poste budgétaire avec son service ou son projet. Vous saisissez le budget voté, l’engagé, le réalisé et votre atterrissage ; le modèle calcule le consommé, le reste disponible, la part consommée, la consommation attendue au prorata des mois écoulés, l’écart de l’atterrissage au budget, et une alerte par ligne.
- Onglet Mensuel : le réalisé de chaque mois par poste, le cumul, le budget au prorata et l’écart cumulé.
- Onglet Notice : définitions et conventions.
Quatre mots à ne pas confondre
| Terme | Définition | Source |
|---|---|---|
| Budget voté | Le montant autorisé pour l’exercice, validé par la direction ou les instances | Le budget de référence, figé |
| Engagé | Les commandes passées et contrats signés non encore facturés | Bons de commande, contrats |
| Réalisé | Les factures reçues et comptabilisées | Comptabilité |
| Atterrissage | L’estimation de la dépense totale à la clôture, engagé et réalisé compris | Le responsable du poste |
Le consommé est la somme de l’engagé et du réalisé ; c’est lui qu’il faut comparer au budget, pas le seul réalisé. Un poste dont 40 % est réalisé mais 50 % engagé est consommé à 90 %.
Lire le suivi : l’exemple du modèle
L’exemple préchargé porte sur un budget de 780 000 € réparti sur douze postes, après huit mois d’exercice. Le prorata du temps est donc de 67 %.
- Salaires et charges, 480 000 € votés, 322 000 € réalisés : 67 %, exactement au prorata. Mais l’atterrissage saisi, 486 000 €, dépasse le budget : le modèle signale « Dépassement prévu ». Une embauche d’octobre suffit à l’expliquer.
- Déplacements et missions, 12 000 € votés, 10 500 € consommés : 88 %, au-dessus du seuil d’alerte de 85 % et au-dessus du prorata. À bloquer ou à réabonder.
- Projet Bêta : achats, 30 000 € votés, 8 500 € réalisés, rien d’engagé, atterrissage 20 000 € : le projet a pris du retard, 10 000 € seront disponibles pour un autre usage.
Au total, six lignes portent une alerte. Le suivi budgétaire ne sert pas à constater les dépassements en décembre : il sert à réaffecter en septembre ce que le projet Bêta ne dépensera pas vers ce que les déplacements ont déjà consommé.
La reprévision : du suivi à l’atterrissage
- Chaque mois, mettez à jour l’engagé (bons de commande ouverts) et le réalisé (comptabilité). Le modèle recalcule la part consommée et la compare au prorata du temps écoulé.
- Chaque trimestre, demandez à chaque responsable de poste son atterrissage : ce qu’il dépensera d’ici la clôture, en tenant compte de ce qui est engagé. C’est une estimation, pas une formule ; elle engage celui qui la donne.
- Consolidez les atterrissages : la somme des écarts au budget est votre reprévision de résultat. C’est elle qui permet de décider tôt un gel, une réaffectation ou une demande de rallonge.
Les erreurs classiques
- comparer le réalisé au budget annuel entier et conclure en mars que « tout va bien » : il faut un prorata, ou mieux, un budget mensualisé selon la saisonnalité ;
- ignorer l’engagé, et découvrir en fin d’année des factures que tout le monde attendait ;
- laisser l’atterrissage égal au budget par défaut : un atterrissage qui ne bouge jamais n’est pas une prévision ;
- suivre des postes trop fins (deux cents lignes) que personne ne met à jour, ou trop larges (« fonctionnement ») qui ne responsabilisent personne.
Du tableur au pilotage
Le modèle tient pour une structure, une dizaine de responsables et une mise à jour mensuelle par une personne. Il cède quand les engagements viennent d’un outil d’achats, le réalisé d’une comptabilité analytique, et que chaque responsable doit voir sa ligne sans voir celles des autres. Budgetic lit les écritures comptables, ventile par projet, service et financeur, et donne à chaque responsable son suivi et son atterrissage. Pour la vue de synthèse, voir le tableau de bord financier ; pour les associations, le budget prévisionnel d’association et la comptabilité analytique par projet et par financeur.
Questions fréquentes
Quelle différence entre suivi budgétaire et contrôle budgétaire ?
Le suivi mesure les écarts entre budget et consommation ; le contrôle budgétaire y ajoute l’analyse des causes, la reprévision et les décisions. Le modèle fait le suivi ; la colonne atterrissage ouvre le contrôle.
Faut-il mensualiser le budget ?
Oui dès que l’activité est saisonnière. Un prorata en douzièmes signale à tort un dépassement en haute saison et une économie en basse saison. L’onglet Mensuel du modèle accepte un budget mensualisé à la place de la formule en douzièmes.
Comment suivre un budget par projet et par financeur ?
En ajoutant au poste budgétaire une clé de ventilation (projet, financeur) et en imputant chaque dépense à sa clé dès sa comptabilisation. Le modèle porte une colonne « service ou projet » ; au-delà de deux axes, un outil de comptabilité analytique devient nécessaire.