Une association subventionnée doit relier son budget global, sa trésorerie et les engagements pris dans chaque convention. Budgetic organise ces lectures à partir d’une même base afin de limiter les retraitements lors des comptes rendus financiers.
Quelles informations relier ?
- le budget adopté et ses versions actualisées ;
- les encaissements prévus et reçus par financeur ;
- les dépenses imputées à chaque action ou convention ;
- les cofinancements, clés de répartition et dépenses communes ;
- les écarts à expliquer et les pièces à conserver.
Exemple : huit conventions de financement
Une association suit huit conventions couvrant trois actions. Une même dépense de personnel peut être ventilée entre plusieurs financements selon une règle documentée. La direction suit la trésorerie globale ; chaque chef de projet consulte son enveloppe ; le financeur reçoit la restitution correspondant à son périmètre.
Du budget au compte rendu financier
La qualité du compte rendu dépend du suivi réalisé pendant l’action. Une analytique stable et une réconciliation régulière évitent de reconstituer les dépenses à l’échéance. Budgetic permet de comparer budget et réel, d’isoler les écritures et de conserver une explication des variations significatives.
Comment structurer le suivi des conventions ?
Chaque convention possède une période, un budget éligible, des cofinancements, des échéances et un responsable. Ces informations doivent être reliées aux axes analytiques utilisés lors de l’import comptable. Le tableau de suivi distingue le montant accordé, les encaissements, les dépenses affectées, le reste à réaliser et les justificatifs attendus.
Les charges communes suivent une règle documentée. Lorsqu’une dépense contribue à plusieurs actions, la clé doit pouvoir être expliquée au financeur et reproduite à la clôture. Une modification de clé est datée et motivée.
Quels signaux surveiller pendant l’année ?
- un encaissement décalé qui fragilise la trésorerie globale ;
- une dépense engagée mais absente de la comptabilité ;
- une enveloppe sous-consommée à l’approche de l’échéance ;
- un cofinancement manquant qui change le plan de financement ;
- un écart de périmètre entre la convention et l’axe analytique.
Guides associés
- Choisir un logiciel de budget prévisionnel associatif ;
- Construire un plan de trésorerie ;
- Préparer un compte rendu financier de subvention ;
- Mettre en place une comptabilité analytique.
Voir aussi : Excel ou logiciel pour le budget d’une association et le pilotage des fédérations et réseaux.
Voir l’analytique multi-axes ou présenter votre organisation.